Система кадрового учета
Любая компания, вне зависимости от размеров и формы собственности сталкивается с необходимостью вести кадровый учет. На сегодня Трудовой кодекс и многочисленные законодательные акты четко регламентируют порядок реализации кадровой политики и документарного оформления наемных работников, начиная с момента их приема на работу, завершая увольнением.
Обобщенно кадровый учет отвечает за реализацию следующего набора мероприятий:
- Создание и ведение личных дел сотрудников.
- Расчет зарплаты и иных материальных выплат, предусмотренных трудовым договором.
- Формирование штатного расписания компании, табелирование и учет персонала.
- Оформление больничных листов, справок и иных предусмотренных законом документов.
- Передача в налоговые органы отчетности установленного образца.
- Формирование графиков отпусков сотрудников и контроль его исполнения.
- Подготовка приказов по кадровому учету.
- Ведение документов на прием новых сотрудников на работу.
- Проведение аттестации персонала и оценки уровня его подготовки.
- Соблюдение правил хранения персональных данных работников.
Действующие требования трудового законодательства предусматривают наличие в каждой компании следующего набора документов.
- Книга движения трудовых книжек.
- Штатное расписание.
- Личные карточки на каждого из сотрудников.
- Трудовые договора с допсоглашениями при наличии.
- Графики отпусков.
- Приказы и иная документация по движению персонала.
- Внутренние правила трудового распорядка.
- Трудовые книжки (ведется переход на электронный формат).
- Положение об обработке персональных данных персонала.
Сложность по кадровому учету определяется множеством факторов, среди которых размеры компании, область деятельности, организационная форма компании и так далее. Добиться повышения эффективности данной деятельности можно за счет автоматизации процессов, причем интерес к направлению проявляют, как компании-потребители, так и разработчики соответствующего программного обеспечения.
На сегодня на рынке представлено достаточное количество HRM-программ, обеспечивающих автоматизацию процессов кадрового учета. Существует несколько причин, обеспечивающих им популярность и востребованность на рынке.
Функциональные возможности
В основе программ по учету кадров лежат структурные особенности компании и используемое в ней штатное расписание. Следующий информационный уровень предполагает данные о сотрудниках, включая персональные данные, образовательный уровень, семейный состав и так далее.
События в кадровом учете, происходят в компаниях регулярно, поэтому существует потребность в их документальном отражении. Прием новичков, переводы по должности, отпуска, оформление листов нетрудоспособности, все это оказывает влияние не только на рабочие процессы, но и начисление заработной платы сотрудникам. Оформляемые документы вносят коррективы в итоговые суммы, начисляемые работникам по итогам отчетного периода. Они же сохраняются для последующего проведения аналитической работы и предоставления отчетности в Налоговую службу.
Преимущества систем
Одним из основных трендов России последних лет становится цифровизация экономики. Масштабы внедрения в деятельность бизнеса программных продуктов, призванных обеспечить рост эффективности, поражают своим размахом.
В полной мере это касается и ведения кадрового учета на любых крупных предприятиях. Всего за несколько лет на электронный формат была переведена отчетность, больничные листы и трудовые книжки. Если ранее взаимодействие с государством в электронном формате носило добровольный характер, то сегодня это обязанность любого участника экономических отношений.
В целом применение средств автоматизации процессов кадрового учета обеспечивает получение нескольких важных преимуществ:
- Ускорение рутинных операций
Для небольших предприятий с десятком сотрудников и минимальной кадровой текучкой справиться с объемом работы по кадровому учету способен единственный сотрудник, причем уровень его загруженности окажется незначительным.
Если же численность персонала переваливает за несколько сотен сотрудников, а сфера деятельности предприятия требует постоянного повышения уровня профессионализма работников, оформления командировок и так далее, то успешно справиться с ней сможет только полноценный отдел с огромным штатом работников. При этом большую часть их рабочего времени будут занимать рутинные операции, связанные с печатью приказов, внесением информации в личные дела сотрудников и так далее. Если в ручном режиме на отражение всех операций по изменению статуса нескольких сотрудников требуется потратить пару рабочих дней, то в специализированных программах по кадровому учету на это уйдет не больше одного часа времени.
- Повышение эффективности контроля
Переход на специализированные программные продукты позволяет обеспечить упорядочивание кадровой работы, повысить уровень контроля над основными процессами. При этом участие человека в этих операциях оказывается минимальным.
Существенную роль играет и централизация данных в кадровом учете, позволяющая предоставлять доступ отдельным специалистам, получать статистическую и иную отчетность, затрагивающую движение персонала и другие аспекты кадровой деятельности. Например, возможно автоматизированное отслеживание сроков действия допусков на выполнение работниками тех или иных работ, выдаваемых надзорными органами, что особенно важно в сфере строительства и промышленного производства.
- Расчет зарплаты
Учет кадров, по мимо прочего, оказывает влияние и на расчет зарплаты персонала. Отпуска, уход на больничный, переводы по должности, выход в сверхурочное время, все это существенно усложняет процесс расчета заработной платы персонала. Если добавить к этому существование сложных форм зависимости размера вознаграждения от количественно-качественных результатов труда, то без средств автоматизации обойтись оказывается весьма проблематично.
Наличие программ в кадровом учете позволяет многократно упростить и ускорить выполнение расчетных задач вне зависимости от степени их сложности и количества сотрудников на предприятиях.
Доступное программное обеспечение на рынке
На сегодняшний день в области программных продуктов для бизнеса на российском рынке ведущее место принадлежит отечественному предприятию 1С. В сфере управления персоналом она предлагает свой фирменный продукт 1С:ЗУП 8 КОРП.
Тем не менее, в продаже можно найти и программные продукты других производителей. Среди популярных решений можно выделить:
Парус «Кадры»
Разработка отечественных специалистов с узкой специализацией для ведение дел по кадровому учету. Функционал программы обеспечивает пользователям выполнение следующего набора работ:
- Построение организационно-штатной структуры и учет внештатного персонала.
- Трудоустройство на работу, назначения.
- Учет персональных данных.
- Ведение реестра больничных листов и графика отпусков.
- Отражение переводов персонала по должностям.
- Учет аттестаций, допусков и разрешений на выполнение работ персонала.
- Ведение и передача кадровой отчетности.
Босс-Кадровик
Еще один российский продукт, объединяющий в себе автоматизацию работы по кадровому учету с управлением персоналом и расчетом зарплат.
- Расчет зарплат персонала.
- Учет аттестаций, обучения работников.
- Составление кадровой отчетности.
- Создание инструментов мотивации персонала.
- Организация охраны труда.
- Плановая деятельность с кадрами, подбор, учет сотрудников.
- Ведение кадрового резерва и управление им.
Navision HR
Многофункциональный программный продукт, по своим возможностям приближающийся к HRM-системам. Она обеспечивает.
- Управление кадрами.
- Работа с кадровой документации и перевода сотрудников между должностями и подразделениями.
- Регистрация персональных данных работников.
- Табелирование персонала на рабочем месте.
- Расчет зарплат персонала.
- Составление кадровой отчетности.
SAP HCM
Еще один импортный продукт, направленный на автоматизацию в кадровом учете и управления персоналом. При покупке дополнительного модуля возможна автоматизация процессов расчета зарплат персонала. Система решает следующие задачи:
- Подбор сотрудников и их последующее совершенствование.
- Ведение корпоративной организационно-штатной структуры.
- Кадровый учет и организация делопроизводства.
- Планирование мотивации, расчет показателей KPI.
- Расчет зарплат (опциональный модуль).
- Реализация кадровой политики, составление отчетной документации.
Корс - Кадры
Программный продукт для профессиональной организации кадровой службы, адаптированный для удовлетворения потребностей представителей малого бизнеса. Возможности системы обеспечивают:
- Простоту установки и регистрации пользователя с доступом к работе сразу после завершения регистрации.
- Возможность бесплатного ведения при небольших объемах проводимых операций (не более 5 работников и оформленных приказов). Далее систему потребуется приобрести.
- Возможность бесплатных обновлений системы для покупателей базового программного пакета.
- Привлекательные ценовые условия владения для начинающих предпринимателей.
Возможности платформы обеспечивают полноценное документальное сопровождение деятельности персонала с момента приема на работу. Наличие «Календаря кадровика» позволяет получать в удобном формате всю необходимую информацию о персонале (списочный состав, учет рабочего времени, персональные данные и так далее).
Бухсофт: Зарплата и Кадры
Программа, предназначенная для использования потребителями различных категорий, начиная с индивидуальных предпринимателей, и заканчивая крупными бюджетными и коммерческими организациями, включая банки и представителей страховых услуг. Функционал обеспечивает:
- Наличие бесплатной версии системы с ограниченным функционалом, позволяющим организовать учет кадров.
- Простота и доступность предлагаемого интерфейса.
- Наличие бесплатной выгрузки отчетности в Excel.
- Ведение личных дел персонала и правка данных.
- Табелирование персонала с возможностью графического отображения данных.
- Простой в использовании расчетный модуль зарплат и иных материальных выплат.
- Автоматизация процессов создания отчетов для Налоговой службы, справок и иных документов.
« Сотрудники предприятия »
Продукт для малого бизнеса и некоммерческих организаций. Позволяет:
- Создать рабочее место без оплаты продукта.
- Наличие оповещений.
- Режим многопользовательского доступа с установлением ролей.
- Внушительный функционал.
- Ведение баз данных.
- Создание всех видов кадровых документов.
- Формирование отчетности в сфере управления кадрами.
- Печать документов.
- Интеграция с другими программами для передачи данных.
«Кадры плюс»
Российский продукт, ориентированный на представителей бюджетной сферы и организации некоммерческой направленности. Особенности системы:
- Простота и доступность применения.
- Предоставление пробной версии в бесплатном режиме.
- Отсутствие потребностей в установке дополнительных расширений.
- Наличие бессрочной пользовательской лицензии.
- Режим многопользовательского доступа.
- Годовое бесплатное обслуживание и обновление для покупателей.
- Ведение кадровой документации и баз данных учета.
- Наличие быстрого поиска через набор фильтров.
- Архивирование данных, ведение отчетности, аналитика данных, статистика.
- Выгрузка данных в другие программы.
Необходимо отметить, что представленные выше программы могут быть получены бесплатно, но в этом случае их функционал оказывается крайне ограниченным. Полноценная автоматизированные процессы с кадрами на бесплатных началах сегодня недоступна.
Почему большинство выбирает продукт от 1С
На сегодня продукт 1С: ЗУП полностью соответствует требованиям отечественного законодательства. При использовании версии КОРП с максимальным расширением пользователи получают возможность доступа к полноценному управлению персоналом. Существуют и другие вариации программы, например, 1С: ЗУП 8.3 ПРОФ и так далее.
При условии своевременности проводимых программных обновлений продукт гарантирует адаптацию под происходящие изменения в национальном законодательстве, используя актуальные форматы документации для организации кадровой работы.
Подбор сотрудников, оформление при приеме, кадровое сопровождение сотрудников в течение всего периода трудовой деятельности, расчет зарплат, все это объединено на общей платформе, обеспечивающей удобство и взаимную интеграцию модулей. В результате отпадает потребность в интеграции с иными программами, снижаются риски утери данных.
Основным преимуществом программы от 1С являются не только широкие функциональные возможности и удобство интерфейса, но и огромное распространение на российском рынке. В результате продукт прекрасно освоен, до минимума сокращено количество ошибок. Будучи одним из представителей продуктовой линейки компании, интерфейса 1С: ЗУП легко воспринимается широким перечнем сотрудников, включая руководителей и работников бухгалтерии.
В целом использование средств автоматизации кадровой работы от компании 1С обеспечивает существенное снижение трудовых затрат на выполнение необходимого объема работ, позволяет снизить количество используемых сотрудников при одновременном росте качественных параметров деятельности кадровой службы.
На нашем сайте вы всегда можете оставить заявку на организацию подбора программы, оптимально подходящей под персональные потребности компании.
