Инвентаризация товарно материальных ценностей
Любое имущество организации обязательно находится под строгим контролем. Это – производимая продукция, которая не была реализована, имеющиеся в наличие сырьё для производства, расходные материалы для осуществления работы и другие ресурсы. Периодически, реальное наличие и состояние вышеперечисленного необходимо сверять с документами. Данный процесс называют инвентаризацией, и она делится на несколько видов в зависимости от того, что подлежит проверке. Сегодня разберём инвентаризацию товарно материальных ценностей. С проведением все результаты фиксируются в специальных документах, составленных по стандартному и утверждённому образцу, а все этапы проводятся строго по представленным законодательством требованиям. Время проведения инвентаризации выбирается главой компании или проверку требует государство. Разберём данный процесс подробнее.
Инвентаризация товаро материальных ценностей – это…
В целом можно сказать, что это цепь мероприятий направленных на проверку имущественных объектов. В ходе проведения инвентаризации выявляется:
- Фактическое состояние;
- Отсутствие, наличие на складе, прилавке;
- Недочёт или избыток;
В ходе инвентаризаций необходимо удостовериться, правда ли продукция, отданная под списание, списана и утилизирована.
В основном, частота подобных мероприятий определяется главой компании, порядок и время проведения инвентаризации указаны в положении о бухучёте, там же указаны требования об оформлении результатов.
Основными задачами инвентаризации ТМЦ является
Сверка фактического состояния объекта с внесёнными ранее на бумагу данными.
В случае нахождения несоответствий производятся работы по определению избытка или недостачи.
Проверка товарно материальных ценностей делается группой лиц, несущих ответственность. Перед проведением инвентаризации определяется главный по организации посредством издания приказа. Данные о том, была ли проверка запланирована, и какой части организации коснётся, будет проверен отдел, склад или всё имущество предприятия, также вносятся в приказ. Ещё туда вносится информация о формах проведений, и перечисляются имена лиц, состоящих в инвентаризационной комиссии. Стоит отметить, что у комиссии также будет свой руководитель, который понесёт ответственность за решения, а также за составление отчётов по результатам инвентаризаций. Выбранное руководителем лицо обязано проследить за качеством исполнения обязанностей каждого из членов комиссии. К тому же важно помнить, что при проведении инвентаризаций обязаны присутствовать лица, несущие материальную ответственность за проверяемое имущество. Чаще всего, это сотрудник, отвечающий за складские помещения, так как он заинтересован в точности инвентаризаций, ведь в случае недостачи, часть средств он компенсирует из своей заработной платы.
Полученный результат подвергается проверке и анализу, которые нужны для составления заключения о результатах мероприятия. В случае если результат удовлетворяет комиссию, следующие шаги ведут к завершению всех процессов. Если были выявленных потери, которые не были учтены ранее, но при этом просто объясняются, например, часть имущества утрачена при пожаре, будут внесены изменения в экономический план (он составляется с учётом полученных данных). Бывает и так, что данные прошлой и нынешней инвентаризаций расходятся, а причину установить не получается, тогда необходимо организовать специальное расследование, его задачей будет нахождение и если возможно, то и устранение причины недостачи.
Нюансы такого рода инвентаризации
Основная цель данного мероприятия – сохранение вещественного имущества компании. По этой причине кроме проверок, которые изначально внесены в план, проводятся ещё и внеплановые. Обычно они проводятся как реакция на какое-либо изменение, например, когда должность кладовщика передана другому человеку. Было проведение реорганизации – самое время для переучёта имущества.
Так как комплекс инвентаризаций проводится по разным причинам, и преследует разные цели, выделяют локацию анализа. Если говорить простым языком, при выполнении плановых или ежегодных инвентаризаций охватывается вся организация, и товаро материальные единицы будут учтены полностью. Тогда как в случае проверок связанных, например, со сменой рабочего, нёсшего ответственность за складские помещения, процесс инвентаризаций будет конкретным и узконаправленным, так как подлежать проверке будет только та часть имущества, которая располагалась на складе. Важно отметить, что процесс полной и локальной инвентаризации ничем не отличается, при этом документы могут составляться по-разному. Нельзя забывать, что все объекты необходимо регистрировать. Постановление о начале инвентаризации и общий отчёт — это лишь малая часть документов, которые буду написаны за время проверки, ведь на каждый объект в процессе будет письменно оформлен акт.
Каждый вариант ведения документации по переучёту занесён в правовой акт. Эти документы отличаются крайней точностью, любое несоответствие установленным критериям будет причиной для сомнений в правдивости внесённых в документ данных. Обычно, это касается только самой организации, но может стать проблемой в неожиданный момент. К примеру, такие неверно оформленные документы, не будут приняты в качестве доказательства в суде.
Что может послужить причиной для переучёта материальных ценностей
Глава компании самостоятельно принимает решение о процессе прохождения инвентаризации и том, как часто они будут проходить. На число проверок может влиять уровень товарооборота на предприятии, но перед сдачей годовой финансовой отчётности выполнение инвентаризаций обязательно, исключений нет. Количество остальных проверок будет определять глава компании, но в крупных компаниях с хорошим производством и клиентской базой, переучёт проводится не менее четырёх раз в год.
Однако, это относится к запланированным инвентаризациям, проводимым по графику, а что можно сказать о тех проверках, которые не были запланированы, ведь причин по которым они могут возникнуть множество. Рассмотрим основные причины:
- Смена владельца объекта. Причин, по которым у объекта может смениться владелец множество. Его могут: арендовать, продать, купить, подарить, унаследовать. Допустим, была совершенна покупка новых станков, они были размещены на определённом складе. В ходе проведений ревизии на выбранном складе необходимо будет удостовериться не только в наличии недавно купленного оборудования, но и в том на месте ли старое.
- Смена несущего ответственность за объект лица. Провести инвентаризацию в таком случае следует ещё до момента, когда новый сотрудник приступит к выполнению своих должностных обязанностей. В ином случае, можно столкнутся с проблемой невозможности выяснить, по чьей вине случилась недостача.
- Замена руководящего лица. В целом тот же принцип, что и в прошлом случае, разве что инвентаризации будет подлежать куда большее количество объектов.
- Юридическое лицо ликвидируется либо и сменяется организация его устройства. Особую важность имеет переучёт объектов в случаях полной ликвидации организации в связи с объявленным банкротством.
- Экстренные ситуации, катаклизмы и т.д. Пожар в здании, землетрясение, ураган, всё, что может повлечь за собой утрату материального имущества. Не всегда, это глобальные катастрофы. Повреждение товара в связи с затоплением из-за неисправной сантехники, тоже служит причиной для ревизии.
Документация, сопровождающая переучёт ТМЦ
Необходимо осознать, что весь процесс переучёта сопровождается огромным количеством подтверждающих действие документов. Любая деятельность членов комиссии и материально ответственных лиц должна заносится в бумаги. Результаты инвентаризаций проверяются. В случае выявления даже маленьких не состыковок, несогласия членов комиссии или ошибок, незамедлительно назначается дополнительная проверка. И по выяснению реальных данных вносится корректировка.
Регламентировано всё, на каждое действие, совершённое в ходе проверки, существует свой документ.
- Опись ИНВ-3.
Данный документ является основным, его комиссия получает от непосредственного руководителя. Если быть точнее, то данную бумагу получает глава комиссии. В данной бумаге содержится информация о состоянии товаро материального имущества на момент начала ревизии. Конкретно эти данные и сверяются с теми, что буду получены по завершению переучёта. В бланке прописана графа, в которую вносится информация о реальном наличии. В целом именно она и является основной, ей в процессе заполнения бумаги уделяется наибольшее значение. В какой последовательности будет заполнена бумага, определяется членами комиссии, так как большого значения не имеет.
- ИВН-19.
Второе название – сличительная ведомость. Можно сказать, что это основной отчёт, сформированный в виде итога переучёта.
- ИНВ-6.
В данном бланке содержится информация об объектах, которые на момент проведения инвентаризации находятся в пути, например с одного склада перемещаются на другой.
- ИВН-5.
В этом бланке содержится информация об определённого рода объектах, точнее о тех, которые принадлежат не организации, а просто находятся у неё на ответственном хранении, такое имущество проверяется с особой тщательностью.
- ТОРГ-16.
Акт о списании имущества. Применяется в тех случаях, когда объект найден, но его товарные качества утратились, объект больше не может служить по назначению и, следовательно, больше не представляет ценности. В таком случае объекты списывают. Происходит такое чаще всего из-за того, что были нарушены условия хранения, транспортировки или товар не был реализован до момента истечения срока годности.
В каком порядке проводится
Весь процесс строго регламентирован. Для начала, всегда выясняется причина, это происходит ещё до момента издания указа. Дальше назначаются лица, которые войдут в состав комиссии, данный этап по времени совпадает с моментом издания указа. После чего, определяется сроки проведения инвентаризаций, и обязательно вносится в документацию. Нарушать срок проведений ни в коем случае нельзя. Если же такое всё же произойдёт, будет необходимо провести ещё одну проверку.
Завешается данный процесс сбором результатов, оформлением отчётов и анализом полученных данных в бухгалтерии. Уже после всех перечисленных действий руководство компании предпримет ещё какие-либо действия, если они будут необходимы.
Комиссия
Переучёт МЦ является проверкой объектов, их состояния и расположения. Проверка всегда проводится очно, а значит, займутся ей люди и нужно составить список тех, кто этим займётся.
Среди членов комиссии можно встретить:
Человека, который понесёт ответственность за принятые комиссией решения, будет проверять результаты деятельности и передаст отчёты – это председатель. Также стоит отметить, что за качество проведённой инвентаризации он также несёт ответственность.
Сотрудники администрации. Должность этих членов комиссий не имеет какого-то уж большого значения, они могут быть направлены из центрального офиса или являться сотрудниками конкретного филиала.
Представитель бухгалтерского отдела. Можно взять как главного бухгалтера, так и стажёра, ещё проходящего обучение, особого значения не имеет.
Если рассмотреть процесс инвентаризаций, то станет ясно, что львиная доля документов оформляется в бухгалтерском отделе. По этой причине они больше понимают в инвентаризациях (председатель часто тоже выбирается из бухгалтерского отдела).
Помните, издавать указ, когда последний проходной документ ещё не получен нельзя. В случае если сделать так, лицам, проводящим проверку, будет нечем руководствоваться.
Как документально оформляются результаты
По причине того, что документов много и они затрагивают многие сферы не все сотрудники понимают как с ними обращаться. Это значит, что именно в этой среде программы помогающие избежать ошибок, которые зачастую связанны с невнимательностью человека, наиболее востребованы.
