LeaderTeam

Инвентаризация товарно-материальных ценностей(ТМЦ)

Из этой статьи вы узнаете:

Внутренние потери в виде утраты товарно-материальных ценностей – это огромная проблема почти для любой компании, независимо от ее размера и специфики работы. Нестабильная экономическая ситуация в нашей стране может превратить это явление из нежелательного в критическое, если вовремя не взять имущество под полный контроль.

Цель инвентаризации основных средств

ДЕЛЕГИРОВАТЬ ЛИ ФУНКЦИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ?

Для того чтобы контролировать объем производства и количество продукции, в первую очередь нужно проводить регулярные инвентаризации материальных ценностей. И здесь вы сталкиваетесь с неизбежной проблемой – привлекать ли собственных штатных сотрудников к ответственной задаче по выявлению недостач и излишков или воспользоваться услугами подрядчиков на аутсорсинге? Что выгоднее?

К сожалению, первый вариант часто неэффективен. То есть, номинально инвентаризация ТМЦ может быть проведена собственными силами, но ее качество и результат всегда будет под сомнением.

МЕТОДЫ ОБМАНА ПРИ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТМЦ

Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей своими силами, увы, может стать дорогой к разочарованию в персонале и ответственных лицах организации. Скрытые мошенники способны посоперничать с великим комбинатором, знавшим «четыреста сравнительно честных способов увода денег».

  1. Самый простой способ – подсчет одного и того же товара несколько раз. Например, если сотрудник знает о недостаче какой-либо материальной ценности, то ему достаточно отсканировать предмет в описи несколько раз – тогда потеря не будет выявлена.
  2. Подмена упаковки при инвентаризации. Таким образом в итоговом балансе может выявиться недостача в наименовании дешевого товара, когда на самом деле отсутствует более дорогостоящий.
  3. Подставные списания тмц. Если ваш сотрудник, ответственный за инвентаризацию, захочет скрыть недостачу товара, он может воспользоваться доступом к программе учёта и исправить количество ТМЦ в инвентаризационной описи.
  4. Подставные перемещения. Такой инвентаризационный «фокус» - одна из распространенных схем, в которой участвует группа сотрудников. Происходит оформление перемещения товара в другой филиал – а после окончания и получения результатов инвентаризации его «возвращают» в документы обратно.

Как видите, схем обмана в России придумано немало. Но всех их объединяет одно условие – наличие заинтересованных в сокрытии убытка лиц. К сожалению, собственный персонал имеет такой интерес практически всегда.

Поэтому проведение инвентаризации с помощью инвентаризационной комиссии становится единственным методом беспристрастного и честного подсчета ТМЦ компании.

Правила и порядок проведения инвентаризации ОС

КАК ПРАВИЛЬНО ПРОВЕСТИ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ ТМЦ

  1. Для компаний с широкой географией присутствия идеальным вариантом станет услуга одновременной независимой инвентаризации ТМЦ на всех объектах. В таком случае результат наиболее объективен, ведь он полностью исключает использование распространенной мошеннической схемы с перемещением товара.
  2. Большинство предприятий уделяет внимание проведению независимой качественной инвентаризации ТМЦ лишь в том случае, когда выявляются особо крупные случаи хищения. Хотя ревизионные проверки ТМЦ необходимы для подготовки ежегодного бухгалтерского отчета, при передаче помещения или товаров в аренду или при продаже имущества, при каждой смене материально ответственного лица и в других случаях, предусмотренных законодательством.
  3. Независимую инвентаризацию ТМЦ с привлечением сторонних специалистов в комиссию крайне желательно проводить на регулярной основе. Здесь хорошо работает чередование плановых ревизий и выборочных внезапных проверок и учетов.

Это позволяет:

  • лучше понимать реальное положение вещей и за счет этого правильно планировать сроки поставки, варьировать количество тмц, особенности хранения и расхода ценностей и увеличивать товарооборот;
  • дисциплинировать персонал, предупреждая попытки хищений.

Но самым главным условием качественной инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) является привлечение надежного подрядчика – аутсорсинговой компании.

Независимая инвентаризация ТМЦ

Преимущества независимой инвентаризации ТМЦ в LeaderTeam

— Объективность. Нам не нужно ничего от вас скрывать. Наоборот – наша репутация и выгода зависит от качества и точности проведения инвентаризации ТМЦ. Вы получаете данные, полностью отражающие действительность.

— Скорость. Если вы заказываете проведение независимой инвентаризации ТМЦ в LeaderTeam, то не нужно закрывать торговые точки и филиалы. Можно провести процедуру за 1 выходной день или за 1 ночь.

— Точность. Для того чтобы исключить влияние «человеческого фактора» мы разработали собственное программное обеспечение для терминалов, способное предупреждать возникновение ошибок в подсчете описи товара и других формах инвентаризации ТМЦ.

ОСОБЕННОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТМЦ

При проведении инвентаризации нужно помнить, что все материальные средства могут различаться по условиям местонахождения. Проще говоря, они могут быть в разных местах:

  • на складах;
  • участвовать в хозяйственной деятельности организации – использоваться на стройплощадке или цехах;
  • размещаться в демонстрационных или торговых залах;
  • в аренде.

Излишки и недостача при инвентаризации основных средств

Проведение инвентаризации ТМЦ

Иногда факт нахождения какой-либо товарно-материальной ценности (ТМЦ) в другом месте приводит к ложному выводу об его утрате. Поэтому все перемещения средств должны быть задокументированы, а материально ответственное лицо должно точно знать, где находятся закрепленные за ним активы. В этом случае у комиссии не возникнет проблем. Именно поэтому присутствие материально ответственного сотрудника при проверке имущества обязательно, даже если его заключили под стражу по статье за выявленную недостачу и неадекватный расход. В этом случае правоохранительные органы доставляют задержанного к месту проведения инвентаризации, иначе её результаты не будут признаны действительными.

Аналогично дело обстоит и с членами инвентаризационной комиссии – если кто-то из них не присутствует на месте, действительной она не будет.

Особенности учета ТМЦ

Подсчет ТМЦ имеет свои нюансы в зависимости от вида: поштучная, сельскохозяйственная, сыпучая продукция и т. д. Самый простой и действенный способ – пересчёт поштучно. После вскрытия упаковки имущество пересчитывают и сверяют с описью.

Если ТМЦ представлены в сыпучем или жидком виде, то их взвешивают и сравнивают полученные показатели с указанными в накладных. Если нет возможности использовать весы, измеряют объем и определяют массу продукта.

Если нужно провести учёт сельскохозяйственной продукции, применяют специальные таблицы. С их помощью можно перевести количество продукции в хранилище в тонны и килограммы.

Работа склада во время инвентаризации обычно приостанавливается. Запрещается выдача ТМЦ, оформление бухгалтерских документов, а также нахождение на территории проверяемого объекта посторонних лиц. На время обеденного перерыва помещение закрывают на ключ и опечатывают. Если проверка проводят за несколько дней, на ночь склад также опечатывают, ключ передают материально ответственному лицу, а инвентаризационные описи запирают в сейфе, которые опечатывает председатель комиссии.

ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТМЦ

Инвентаризацию ТМЦ на предприятии проводят за три этапа.

Документальное оформление инвентаризации основных средств

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

Решение о проведении проверки принимается руководитель, что отражают в приказе. Его исходящий номер и дату записывают в журнал регистрации приказов на инвентаризацию, который подготовлен согласно форме ИНВ-23.

Порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей установлен двумя нормативно-правовыми актами:

  1. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598);
  2. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества».

В них сказано, какие специалисты обязательно включаются в инвентаризационную комиссию. В состав должны входить бухгалтер, юрист, товаровед или технолог – минимум три человека. Комиссию также утверждает руководитель организации. В состав не включают сотрудников правоохранительных органов, но их представители могут присутствовать во время проведения инвентаризации.

РУБЛЬ К РУБЛЮ

После создания приказа и комиссии, все материально ответственные должны расписаться, подтверждая, что сдали в бухгалтерию все документы первичного учёта по всем товарам и суммам, списали все вышедшие из употребления и оприходовали все поступившие ТМЦ должным образом.

ЭТАП ПРОВЕРКИ

На этом этапе проводят фактический подсчёт ТМЦ в зависимости от их характера и заполняют соответствующие ведомости. Причем заполняться они могут вручную или с использованием компьютера. Если ведомость заполняют от руки, есть несколько требований:

  • почерк должен быть разборчивым и аккуратным;
  • не допускается помарок и исправлений;
  • запрещается использование корректоров.

Если в ведомости все же обнаружились ошибки, об этом докладывают председателю комиссии и вносят корректировки с согласия всех членов и ответственных лиц. По окончании проверки инвентаризационная опись передают в бухгалтерию.

ЭТАП СВЕРКИ

Инвентаризация товарно-материальных ценностей. Образец.

На этом этапе проводят сверку инвентаризационных описей с данными бухучёта. Если обнаружены несоответствия, оформляются отдельные сличительные ведомости, один экземпляр которых хранят в бухгалтерии, другой передают ответственному лицу. Такие ведомости стандартизированы согласно форме ИНВ-19.

При недостаче стоимость ТМЦ определяется согласно входящим документам. Если выявлены излишки, их члены комиссии оценивают согласно рыночной стоимости.

После проведения сверки, результаты отправляют на рассмотрение комиссии. Они проводят их анализ и устанавливают причину излишков или недостатков. После всё это оформляется итоговой ведомостью комиссии по форме ИНВ-26.

После, в случае обнаружения недостачи, происходит её списание тремя способами:

  • естественная убыль – порча, ломка и т. д.;
  • списание за счет ответственных лиц, если таковые обнаружены комиссией;
  • если виновных не нашли, то недостачу списывают в расходы.

ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТМЦ

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в магазине в целом мало отличается, скажем, от инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптеке. Но все же классифицировать инвентаризацию можно по нескольким признакам. Если для рассмотрения взять масштабы проверки, то выделяют:

  • полную или тотальную инвентаризацию материальных ценностей – эта проверка всех активов и финансовых обязательств компании. Проводят её обычно в конце года для составления годовой финансовой отчетности;
  • частичная проверка – в этом случае инвентаризации подвергается отдельный вид ТМЦ, складское помещение или объект. Обычно это делают, если сменяется материально-ответственное лицо;
  • выборочная инвентаризация – проверка вышедшего из строя или устаревшего оборудования, возможно, уцененной группы товаров.

По времени проведения:

  • плановые проверки – по заранее составленному и известному для сотрудников графику;
  • внеплановые – в случае кражи или порчи имущества, или же если имеются подозрения в совершении этих действий. Также внеплановую проверку назначают в случае возникновения большой недостачи по бухучёту.

Кроме видов по масштабам и времени проверок, можно выделить еще две формы инвентаризации:

  • натуральная – непосредственный пересчёт количества товара, его взвешивание или вычисление массы;
  • документальная – в этом случае проверяют только документы, которые подтверждают факт наличия той или иной товарно-материальной ценности.

В КАКИЕ СРОКИ ПРОВОДЯТ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ?

Частота проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей определяется учётной политикой компании и утверждается непосредственно руководителем. Обычно такие мероприятия проводят ежегодно, ежеквартально и ежемесячно.

Ежегодную проверку в конце четвертого квартала проводят обязательно согласно ФЗ 402 «О бухгалтерском учёте». По результатам этой инвентаризации проводят сравнение с данными бухгалтерского учёта для составления финансовой отчетности за год.

Цель инвентаризации – сохранение имущества компании. Поэтому существуют еще несколько условий, когда проведение проверки обязательно и она носит внеплановый характер:

  • продажа имущества или сдача его в аренду;
  • смена материально-ответственного лица;
  • при подозрении на воровство или попытку умышленной порчи материальной ценности;
  • ЧП и катастрофы – землетрясения, наводнения, пожары и аварии, при которых возможна порча имущества;
  • закрытие компании или её подразделения;
  • смена владельца предприятия.

Если на предприятии предусмотрена коллективная ответственность, то инвентаризация проводится при смене или увольнении начальника коллектива или выбытии 50% его работников. Также проверка может проводиться по требованию одного или нескольких сотрудников бригады.

ПРЕИМУЩЕСТВА НЕЗАВИСИМОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТМЦ В LEADERTEAM

— Любые объемы информации. Новейшее оборудование и высокая квалификация персонала позволяет LeaderTeam работать с крупнейшими торговыми сетями страны («Иль Де Боте», «Стокманн», «Kiabi», «Reserved» и т.д.).

— Быстрое получение результатов проверки. После завершения независимой инвентаризации товарно-материальных ценностей вы сразу получаете ее результаты – в удобном совместимом с системами ERP формате.

— Высвобождение кадров. Не нужно выводить собственных сотрудников и оплачивать дополнительные суммы за сверхурочную работу. Не нужно создавать инвентаризационные комиссии и закрывать налоговые акты. Также не требуется содержание собственного ревизионного отдела с соответствующей налоговой и юридической нагрузкой.

КАК ЗАКАЗАТЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ ТОВАРОВ И МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В LEADER TEAM

Оформите заявку на нашем сайте с помощью формы внизу страницы – здесь достаточно оставить свой номер телефона, после чего наш менеджер перезвонит вам для уточнения всех вопросов.

Также для заказа или уточнения деталей о независимой инвентаризации ТМЦ вы можете позвонить нам по номеру телефона +7 (495) 258-37-27 (Центральный офис, Москва), написать на электронный адрес moscow@leaderteam.ru или воспользоваться контактами региональных представительств.

Вам может быть интересно: