Инвентаризация товарно-материальных ценностей(ТМЦ)

Из этой статьи вы узнаете:

• Методы обмана при самостоятельной инвентаризации ТМЦ
• Как правильно провести инвентаризацию ТМЦ? Основные рекомендации
• Особенности проведения инвентаризации ТМЦ
• Этапы проведения инвентаризации ТМЦ
• Виды инвентаризации ТМЦ
• В какие сроки проводят инвентаризацию?
• Преимущества независимой инвентаризации ТМЦ в LeaderTeam

Внутренние потери в виде утраты товарно-материальных ценностей – это огромная проблема почти для любой компании, независимо от ее размера и специфики работы. Нестабильная экономическая ситуация в нашей стране может превратить это явление из нежелательного в критическое, если вовремя не взять имущество под полный контроль.

Для того чтобы это сделать, в первую очередь нужно проводить регулярные инвентаризации. И здесь вы сталкиваетесь с неизбежной проблемой – привлекать ли собственных штатных сотрудников к этой задаче или воспользоваться услугами подрядчиков на аутсорсинге? Что выгоднее?

К сожалению, первый вариант часто неэффективен. То есть, номинально инвентаризация ТМЦ может быть проведена собственными силами, но ее качество всегда будет под сомнением.

Методы обмана при самостоятельной инвентаризации ТМЦ

Как правильно провести инвентаризацию ТМЦ? Основные рекомендации

1. Самый простой способ – подсчет одного и того же товара несколько раз. Например, если сотрудник знает о недостаче, то ему достаточно отсканировать предмет несколько раз – тогда потеря не будет выявлена.
2. Подмена упаковки. Таким образом в итоговом балансе может выявиться недостача дешевого товара, когда на самом деле отсутствует более дорогостоящий.
3. Подставные списания. Если ваш сотрудник, ответственный за инвентаризацию, захочет скрыть недостачу, он может воспользоваться доступом к программе учёта и исправить количество ТМЦ в инвентаризационной описи.
4. Подставные перемещения. Одна из распространенных схем, в которой участвует группа сотрудников. Происходит оформление перемещения товара в другой филиал – а после окончания и получения результатов инвентаризации его «возвращают» обратно.

Как видите, схем обмана придумано немало. Но все их объединяет одно условие – наличие заинтересованных в сокрытии убытка лиц. К сожалению, собственный персонал имеет такой интерес практически всегда.

Поэтому проведение инвентаризации с помощью инвентаризационной комиссии становится единственным методом беспристрастного и честного подсчета ТМЦ компании.

Как правильно провести инвентаризацию ТМЦ

1. Для компаний с широкой географией присутствия идеальным вариантом станет услуга одновременной независимой инвентаризации ТМЦ на всех объектах. В таком случае результат наиболее объективен, ведь он полностью исключает использование распространенной мошеннической схемы с перемещением товара.
2. Большинство предприятий уделяет внимание качественной инвентаризации лишь в том случае, когда выявляются особо крупные случаи хищения. Хотя ревизионные проверки ТМЦ необходимы для подготовки ежегодного бухгалтерского отчета, при передаче помещения или товаров в аренду или при продаже имущества, при каждой смене материально ответственного лица и в других случаях, предусмотренных законодательством.
3. Независимую инвентаризацию ТМЦ с привлечением сторонних специалистов крайне желательно проводить на регулярной основе. Здесь хорошо работает чередование плановых ревизий и выборочных внезапных проверок. Это позволяет:

• лучше понимать реальное положение вещей и за счет этого правильно планировать поставки и увеличивать товарооборот;
• дисциплинировать персонал, предупреждая попытки хищений.

Но самым главным условием качественной инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) является привлечение надежного подрядчика – аутсорсинговой компании.

Преимущества независимой инвентаризации ТМЦ в LeaderTeam

— Объективность. Нам не нужно ничего от вас скрывать. Наоборот – наша репутация и выгода зависит от качества и точности проведения инвентаризации ТМЦ. Вы получаете данные, полностью отражающие действительность.

— Скорость. Если вы заказываете проведение независимой инвентаризации ТМЦ в LeaderTeam, то не нужно закрывать торговые точки и филиалы. Можно провести процедуру за 1 выходной день или за 1 ночь.

— Точность. Для того чтобы исключить влияние «человеческого фактора» мы разработали собственное программное обеспечение для терминалов, способное предупреждать возникновение ошибок в подсчете.

Особенности проведения инвентаризации ТМЦ

При проведении инвентаризации нужно помнить, что все материальные средства могут различаться по условиям местонахождения. Проще говоря, они могут быть в разных местах:

• на складах;
• участвовать в хозяйственной деятельности организации – использоваться на стройплощадке или цехах;
• размещаться в демонстрационных или торговых залах;
• в аренде.

Иногда факт нахождения какой-либо товарно-материальной ценности (ТМЦ) в другом месте приводит к ложному выводу об его утрате. Поэтому все перемещения средств должны быть задокументированы, а материально ответственное лицо должно точно знать, где находятся закрепленные за ним активы. В этом случае у комиссии не возникнет проблем. Именно поэтому присутствие материально ответственного сотрудника при проверке имущества обязательно, даже если его заключили под стражу. В этом случае правоохранительные органы доставляют задержанного к месту проведения инвентаризации, иначе её результаты не будет признана действительными.

Аналогично дело обстоит и с членами инвентаризационной комиссии – если кто-то из них не присутствует на месте, действительной она не будет.

Подсчет ТМЦ имеет свои нюансы в зависимости от вида: поштучная, сельскохозяйственная, сыпучая продукция и т. д. Самый простой и действенный способ – пересчёт поштучно. После вскрытия упаковки имущество пересчитывают и сверяют с описью.

Если ТМЦ представлены в сыпучем или жидком виде, то их взвешивают и сравнивают полученные показатели с указанными в накладных. Если нет возможности использовать весы, измеряют объем и определяют массу продукта.

Если нужно провести учёт сельскохозяйственной продукции, применяют специальные таблицы. С их помощью можно перевести количество продукции в хранилище в тонны и килограммы.

Работа склада во время инвентаризации обычно приостанавливается. Запрещается выдача ТМЦ, оформление бухгалтерских документов, а также нахождение на территории проверяемого объекта посторонних лиц. На время обеденного перерыва помещение закрывают на ключ и опечатывают. Если проверка проводят за несколько дней, на ночь склад также опечатывают, ключ передают материально ответственному лицу, а инвентаризационные описи запирают в сейфе, которые опечатывает председатель комиссии.

Этапы проведения инвентаризации ТМЦ

Инвентаризацию ТМЦ на предприятии проводят за три этапа.

Подготовительный этап

Решение о проведении проверки принимается руководитель, что отражают в приказе. Его исходящий номер и дату записывают в журнал регистрации приказов на инвентаризацию, который подготовлен согласно форме ИНВ-23.

Порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей установлен двумя нормативно-правовым актам:

1. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27.08.1998 N 1598);
2. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества».

В них сказано, какие специалисты обязательно включаются в инвентаризационную комиссию. В состав должны входить бухгалтер, юрист, товаровед или технолог – минимум три человека. Комиссию также утверждает руководитель организации. В состав не включают сотрудников правоохранительных органов, но их представители могут присутствовать во время проведения инвентаризации.

После создания приказа и комиссии, все материально ответственные должны расписаться, подтверждая, что сдали в бухгалтерию все документы первичного учёта, списали все вышедшие из употребления и оприходовали все поступившие ТМЦ должным образом.

Этап проверки

На этом этапе проводят фактический подсчёт ТМЦ в зависимости от их характера и заполняют соответствующие ведомости. Причем заполняться они могут вручную или с использованием компьютера. Если ведомость заполняют от руки, есть несколько требований:

• почерк должен быть разборчивым и аккуратным;
• не допускается помарок и исправлений;
• запрещается использование корректоров.

Если в ведомости все же обнаружились ошибки, об этом докладывают председателю комиссии и вносят корректировки с согласия всех членов и ответственных лиц. По окончании проверки инвентаризационная опись передают в бухгалтерию.

Этап сверки

На этом этапе проводят сверку инвентаризационных описей с данными бухучёта. Если обнаружены несоответствия, оформляются отдельные сличительные ведомости, один экземпляр которых хранят в бухгалтерии, другой передают ответственному лицу. Такие ведомости стандартизированы согласно форме ИНВ-19.

При недостаче стоимость ТМЦ определяется согласно входящим документам. Если выявлены излишки, их члены комиссии оценивают согласно рыночной стоимости.

После проведения сверки, результаты отправляют на рассмотрение комиссии. Они проводят их анализ и устанавливают причину излишков или недостатков. После всё это оформляется итоговой ведомостью комиссии по форме ИНВ-26.

После, в случае обнаружения недостачи, происходит её списание тремя способами:

• естественная убыль – порча, ломка и т. д.;
• списание за счет ответственных лиц, если таковые обнаружены комиссией;
• если виновных не нашли, то недостачу списывают в расходы.

Виды инвентаризации ТМЦ

Классифицировать инвентаризацию можно по нескольким признакам. Если для рассмотрения взять масштабы проверки, то выделяют:

• полную или тотальную инвентаризацию материальных ценностей – эта проверка всех активов и финансовых обязательств компании. Проводят её обычно в конце года для составления годовой финансовой отчетности;
• частичная проверка – в этом случае инвентаризации подвергается отдельный вид ТМЦ, складское помещение или объект. Обычно это делают, если сменяется материально-ответственное лицо;
• выборочная инвентаризация – проверка вышедшего из строя или устаревшего оборудования, возможно, уцененной группы товаров.

По времени проведения:

• плановые проверки – по заранее составленному и известному для сотрудников графику;
• внеплановые – в случае кражи или порчи имущества, или же если имеются подозрения в совершении этих действий. Также внеплановую проверку назначают в случае возникновения большой недостачи по бухучёту.

Кроме видов по масштабам и времени проверок, можно выделить еще две формы инвентаризации:

• натуральная – непосредственный пересчёт количества товара, его взвешивание или вычисление массы;
• документальная – в этом случае проверяют только документы, которые подтверждают факт наличия той или иной товарно-материальной ценности.

В какие сроки проводят инвентаризацию?

Частота проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей определяется учётной политикой компании и утверждается непосредственно руководителем. Обычно такие мероприятия проводят ежегодно, ежеквартально и ежемесячно.

Ежегодную проверку в конце четвертого квартала проводят обязательно согласно ФЗ 402 «О бухгалтерском учёте». По результатам этой инвентаризации проводят сравнение с данными бухгалтерского учёта для составления финансовой отчетности за год.

Цель инвентаризации – сохранение имущества компании. Поэтому существуют еще несколько условий, когда проведение проверки обязательно и она носит внеплановый характер:

• продажа имущества или сдача его в аренду;
• смена материально-ответственного лица;
• при подозрении на воровство или попытку умышленной порчи материальной ценности;
• ЧП и катастрофы – землетрясения, наводнения, пожары и аварии, при которых возможна порча имущества;
• закрытие компании или её подразделения;
• смена владельца предприятия.

Если на предприятии предусмотрена коллективная ответственность, то инвентаризация проводится при смене или увольнении начальника коллектива или выбытии 50% его работников. Также проверка может проводиться по требованию одного или нескольких сотрудников бригады.

Преимущества независимой инвентаризации ТМЦ в LeaderTeam

— Любые объемы информации. Новейшее оборудование и высокая квалификация персонала позволяет LeaderTeam работать с крупнейшими торговыми сетями страны («Иль Де Боте», «Стокманн», «Kiabi», «Reserved» и т.д.).

— Быстрое получение результатов проверки. После завершения независимой инвентаризации товарно-материальных ценностей вы сразу получаете ее результаты – в удобном совместимом с системами ERP формате.

— Высвобождение кадров. Не нужно выводить собственных сотрудников и оплачивать сверхурочную работу. Не нужно создавать инвентаризационные комиссии. Также не требуется содержание собственного ревизионного отдела с соответствующей налоговой и юридической нагрузкой.

Как заказать инвентаризацию товаров и материальных ценностей в Leader Team

Оформите заявку на нашем сайте с помощью формы внизу страницы – здесь достаточно оставить свой номер телефона, после чего наш менеджер перезвонит вам для уточнения всех вопросов.

Также для заказа или уточнения деталей о независимой инвентаризации ТМЦ вы можете позвонить нам по номеру телефона +7 (495) 258-37-27 (Центральный офис, Москва), написать на электронный адрес moscow@leaderteam.ru или воспользоваться контактами региональных представительств.