LeaderTeam

Инвентаризация склада

Из этой статьи вы узнаете:

Инвентаризация складских остатков — это одна из обязательных процедур для любой торговой компании. Ее необходимо проводить как минимум раз в год, перед составлением ежегодного бухгалтерского отчета для налоговых органов.

Также ревизию остатков осуществляют при смене материально ответственных лиц и руководящего состава, массовых увольнениях персонала, а также в случае выявления фактов кражи товара.

Инвентаризация склада фото1

Но на деле инвентаризация склада происходит чаще, без отдельного повода и на регулярной основе. Для компании проверка соответствия фактических остатков товара учетным документам — это единственный способ держать под контролем товарные активы. Ведь без этого невозможно принимать правильные управленческие решения насчет закупки новых партий, а также избежать затруднений с непосредственными продажами.

Такие масштабные мероприятия, как инвентаризация склада, желательно проводить регулярно. Эта мера позволяет урегулировать процесс продажи и производства товаров – когда руководителю известно точное количество остатка, то можно принимать правильные решения насчет заказа или отгрузки товаров.

Тем не менее, работа эта требует привлечения максимального количества ресурсов. И при этом связана со значительными затратами. Например, во время инвентаризации склада нельзя отгружать заказы покупателям, а количество задействованных сотрудников (что требует дополнительной оплаты) обычно довольно велико.

Как показывает практика, не каждая компания может себе позволить проводить инвентаризацию склада раз в месяц, как рекомендуют профессионалы. Тем не менее, хотя бы раз в год это мероприятие неизбежно – его нужно проводить перед подготовкой ежегодного бухгалтерского отчета.

Как проводить инвентаризацию на складе?

ЭТАП 1 -
подготовка приказа

 

ЭТАП 2 -
проведение инвентаризации

 

ЭТАП 3 -
Сравнение результатов с ведомостью

  1. Первый этап подготовка приказа о проведении инвентаризации. Здесь должны быть указаны объемы проверки, ее сроки, материально-ответственные лица, а также состав комиссии, ответственной за мероприятие.
  2. Второй этап проведение инвентаризации на складе. Она может занять разное количество времени. Проверка небольшого хорошо оборудованного склада с четким разделением на зоны и наличием штрих-кодов на всех товарах потребует меньше времени. А если продукция расставлена хаотично, а учет будет проводиться «вручную», без использования считывателей штрих-кодов – то времени этой займет ощутимо больше.
  3. Третий этап. Если выявлены нарушения хранения, недостача или избыток, то следует разбирательство и меры по решению проблемы.

Это упрощенное описание порядка проведения инвентаризации на складе. На самом деле, процедура требует ответственного подхода – хотя бы по подготовке самого помещения, товаров и их расположения для проверки. Скорость инвентаризации напрямую зависит и от профессионализма сотрудников.

Инвентаризация склада фото2

Состав Комиссии

Главой инвентаризационной комиссии традиционно назначается кто-нибудь из высшего руководства –генеральный директор компании или его заместитель. В ее состав входят не меньше трех человек: представитель бухгалтерии, а также иные специалисты, выступающие в роли экспертов. Это техники и юристы, технологи и товароведы, экономисты и инженеры и т.д. Нередко в комиссию вводят работника службы внутреннего аудита или независимой аудиторской компании.

Если отсутствует кто-либо из членов комиссии, результаты инвентаризации на складе легко объявить недействительными. Поэтому, если ранее утвержденный член комиссии не присутствует при проверке ценностей, то его следует официально его заменить, издав соответствующий приказ руководителя.

Инвентаризация склада фото3

Если в компании имеется ревизионная комиссия, и объем работ невелик, то на нее может быть возложена обязанность проведения инвентаризации. При больших объемах работ для одновременной проверки разных ценностей формируются рабочие инвентаризационные комиссии из специалистов, детально знающих эти ценности и особенности их учета. Их состав также утверждается приказом руководства компании.

Подготовка к проведению работ

В ходе подготовки комиссия останавливает работу компании с пересчитываемыми ценностями, опломбирует помещения с ними, убеждается в годности используемых для проверки измерительных приборов. Она получает всю последнюю по времени приходно-расходную документацию, отчеты о движении материальных ценностей и т.п. Бухгалтерия предоставляет все данные бухучета, где приводится перечень имущества компании и его стоимость. Имея документы, отражающие хозяйственные операции и содержащие расчет остатков по счетам бухучета на начало и конец периода, комиссия оценивает стоимость имущества компании на начало инвентаризации.

Инвентаризация склада фото4

До любых проверочных процедур материально ответственные лица сдают расписки о передаче всей расходно-приходной документации в бухгалтерию. Проверяемые ценности заранее группируются по сортам, наименованиям, размерам и оптимально размещаются для пересчета. Если инвентаризация внезапная, ценности проходят подготовку к ней непосредственно в присутствии комиссии.

Инструкции по проведению инвентаризации на складе

Подробные инструкции о проведении инвентаризации содержатся в Методических указаниях по инвентаризации, утвержденных Минфином. Кроме того, отдельные инструкции могут быть составлены для членов инвентаризационной комиссии и прочих специалистов, участвующих в проверке.

Инвентаризация склада фото5

Инвентаризация проходит обязательно в присутствии материально ответственного лица, исключение – лишь в случае его отказа. Комиссия составляет опись объектов, непригодных для дальнейшего использования, с указанием причин этого, а также виновных, когда таковые имеются. Приводятся предложения по источникам списания такого рода объектов. Выявив недостачи или излишки, комиссия получает объяснения от материально ответственных лиц.

Как именно в учете отражаются выявленные недостачи, определяется их величиной, наличием или отсутствием норм естественной убыли по данному виду ценностей, а также установлением конкретных виновных. При этом выполняются различные подводки:

 

Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются проводки:

ДТ2 КТ1

ДТ94 КТ1

ДТ91/2 КТ64

В случае, когда виновник недостачи найден, вносятся следующие записи:

ДТ73 КТ94

ДТ50 КТ73

-


Результаты инвентаризации отмечаются в отчетности месяца, когда она была закончена. Если мероприятие проводилось по итогам года, то ее результаты отражаются уже в годовом бухгалтерском отчете компании.

Автоматизация инвентаризации

Один из способов ускорения инвентаризации и повышения ее эффективности – использование автоматизации. Для этого при поступлении к объекту приклеивается распечатанный штрих-код, несущий о нем полную информацию. В ходе инвентаризации члены комиссии считывают сканером штрих-коды с каждой упаковки или единицы проверяемого товара или оборудования. Далее считанная информация добавляется в базу данных, анализируется, после чего автоматически формируются документы о фактическом наличии объектов, которые тут же сравниваются с имеющейся учетной информацией.

Инвентаризация склада фото6

Автоматизация с помощью штрих-кодирования позволяет экономить время, минимизировать трудозатраты в ходе инвентаризации и учета, увеличить оперативность контроля над ценностями компании, вовремя определять завершение срока эксплуатации имущества, быстро фиксировать ошибки, злоупотребления и т.п. Перспективный метод автоматизации – использование в штрих-кодах объектов радиочастотных меток, которые сканируются сразу на всей территории помещения. В этом случае отпадает необходимость трудоемкого для больших компаний сканирования каждого штрих-кода в отдельности вручную.

Вместе с тем автоматизация учета посредством штрих-кодирования не может полностью заменить инвентаризацию: код не передает информацию о физическом состоянии объекта, не оценивает его сохранность. Автоматизации подлежат лишь некоторые этапы инвентаризации. Чаще всего, для точности инвентаризации комиссии необходимо находиться на месте и максимально дотошно проверять почти каждый объект.

Проблемы при проведении инвентаризации на складе

Основная проблема – это остановка действия склада на довольно продолжительный отрезок времени. Обычно его стараются не растягивать дополнительно и ограничивать процесс: один днем или один – ночью. Но так получается далеко не всегда. В любом случае, нельзя позволять инвентаризации склада прерываться – это чревато поводами для фальсификации результата и общей неточностью данных.

Если хочется провести инвентаризацию быстро, чтобы не потерять прибыли, то придется вложиться в реорганизацию склада, оснащение сотрудников современными технологическими приборами, а также повышению квалификации задействованных работников.

Компании с разветвленной складской сетью, нужно особенно тщательно подходить к инвентаризации. Она должна быть проведена одновременно на всех складах – для обеспечения точного и полного фактического результата. Не каждая компания сможет обеспечить настолько слаженную работу филиалов.

Завершение инвентаризации

Завершая инвентаризацию, члены комиссии составляют ведомость учета ее результатов. Проводится последнее заседание, в ходе которого составляются и утверждаются все необходимые документы. Это прежде всего протокол, содержащий выводы и решения комиссии. В их числе приводятся сведения об имуществе, пришедшем в негодность, называются виновные в этом. Вносятся предложения, направленные на сохранение имущества компании. Кроме того, на заседании утверждается заключительный акт инвентаризации, руководитель организации подписывает приказ об утверждении ее результатов.

Как сделать инвентаризацию склада эффективнее

Для многих компаний передача инвентаризации на аутсорсинг стала совершенно естественным решением. Это позволяет:

  • добиться объективности результата – инвентаризацию склада проводит независимая бригада;
  • если правильно подобрать компанию-аутсорсера, то можно провести мероприятие на всех складах одновременно;
  • сотрудники аутсорсинговой компании проведут инвентаризацию склада быстрее, так как имеют больше опыта.                          

Как выбрать аутсорсинговую компанию для проведения инвентаризации склада?

  1. В первую очередь, не стоит ориентироваться только на цену услуги. Низкая стоимость работ должна настораживать — возможно, демпингующая компания не способна провести качественную проверку и другим способом привлечь клиентов не в состоянии.
  2. Обратите внимание на «послужной список» аутсорсинговой компании — желательно, чтобы здесь фигурировали фирмы схожего с вашим сегмента рынка. Это будет означать, что исполнитель знает специфику инвентаризации необходимых товаров.
  3. Для проведения независимой инвентаризации склада необходимо особое оборудование — терминалы и соответствующее программное обеспечение. Желательно, чтобы техника и ПО соответствовали современным требованиям — иначе инвентаризация может быть неточной или проходить слишком медленно.
  4. Для компаний с развитой складской сетью очень важно сразу уточнить размер штата ревизоров в регионах. Для быстрой проверки одного склада необходима группа профессионалов — не каждая аутсорсинговая компания может в разумные сроки предоставить необходимое количество квалифицированного персонала.

Эти требования к аутсорсинговой компании являются лишь основными. В любом случае, перед тем как заказывать услугу стоит изучить всю доступную информацию об исполнителе.

Какие условия независимой инвентаризации предлагает LeaderTeam

Наша главная задача — провести ревизию складских остатков с максимальной точностью. И при этом четко соблюдать поставленные сроки. Для того чтобы соответствовать положению одного из лидеров рынка, мы много лет работали над совершенствованием системы независимой инвентаризации. И на данный момент можем предложить своим клиентам:

— Оптимальные сроки. Инвентаризация складского имущества с привлечением наших специалистов занимает всего 1 день или 1 ночь. Вам не нужно прерывать работу торговой сети, чтобы провести внезапный или плановый учет.

— Тестовая инвентаризация склада. Для того чтобы убедиться в качестве услуги, вы можете заказать разовую бесплатную ревизию.

— Одновременная проверка всех региональных складов. География нашего присутствия — это вся Россия, от Москвы и до Владивостока. Квалифицированные специалисты проведут инвентаризацию склада в установленный день/ночь на всех объектах, независимо от региона.

— Новейшие терминалы и собственное ПО. Грамотное техническое оснащение — это очень важно для качественной инвентаризации. С помощью разработанных нами программ учета можно избежать влияния «человеческого фактора» на качество проверки.

— Результат инвентаризации вы получаете сразу по ее завершении. Отчет об инвентаризации склада формируется автоматически в удобном, совместимом с ERP-системами формате.

— Опыт и квалификация ревизоров-счетчиков. Каждый из наших сотрудников проходит специализированный курс обучения.

— Любая специфика. За 15 лет работы мы накопили огромный опыт в проведении инвентаризации на любых типах складов и множества видов товара. Поэтому вы можете обратиться к нам за решением задачи любой сложности.

Как заказать независимую инвентаризацию склада?

Отправьте нам запрос на проведение ревизии с помощью формы обратного звонка или e-mail сообщения. Мы свяжемся с вами в течение 15 минут и решим все проблемы, связанные с инвентаризацией ваших складских помещений.

Также вы можете связаться с нами по телефону +7 (495) 258-37-27 или по электронной почте moscow@leaderteam.ru.

Вам может быть интересно: