LeaderTeam

Инвентаризация запасов

Из этой статьи вы узнаете:

Собственные материальные запасы на складах и в торговых точках представляют собой тот тип имущества, который подлежит регулярной проверке. Нередко случается, что у этого типа ТМЦ истекает срок годности или при нарушении условий хранения он теряет товарный вид. В таких и подобных случаях руководителю следует вовремя узнать о понесенных убытках, чтобы обеспечить возмещение товара новым заказом и вовремя списать запасы с баланса компании.

Именно для отслеживания состояния и наличия товаров на складе и нужна инвентаризация материально-производственных запасов.

Когда нужно проведение инвентаризацию запасов?

Когда нужно проведение инвентаризации

Регулярность проведения мероприятия определяет отчасти закон РФ, а отчасти – собственные потребности компании. Обычно ее проводят, когда:

  • меняется материально-ответственное лицо;
  • были случаи краж;
  • при передаче имущества в аренду;
  • при составлении ежегодного бухгалтерского отчета;
  • при пожарах, наводнениях и других чрезвычайных ситуациях;
  • и других предусмотренных законом ситуациях.

В остальное время регулярность мероприятия устанавливает руководитель компании, закрепляя ее в начале каждого года в специальном приказе. Это могут быть как систематические проверки, так и разовые мероприятия, если доподлинно известно о порче, кражах и т.д.

Кого включают в инвентаризационную комиссию

Кого включают в комиссию по инвентаризации?

Для проведения инвентаризации создают комиссии, которые утверждаются приказом руководителя предприятия. Они могут быть:

  • постоянными – задействованными при плановых проверках, выборочных инвентаризациях товарно-производственных запасов, которые проводятся между плановыми, обычно в компаниях с большой номенклатурой ТМЦ;
  • рабочие – в случае если предстоит проверять большой объем активов, чтобы ускорить процесс, задействовав людей в разных местах;
  • разовые – в некоторых исключительных случаях, например, при порче, хищении, выходе из строя материальных ценностей.

Согласно Приказу №49 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ ПО ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ИМУЩЕСТВА И ФИНАНСОВЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ» в состав комиссии включают:

  • сотрудников администрации;
  • бухгалтеров;
  • технологов, инженеров и т. д.

Отсюда видно, что представители администрации и бухгалтерии обязательно включаются в состав. По количественному ограничению такого однозначного вывода сделать нельзя – в Приказе не указано точное число привлекаемых сотрудников. Все зависит от целей инвентаризации и её масштабов.

Рационально в состав комиссии включать специалистов, которые хорошо знакомы с товарно-материальным ценностями, которые будут проверять – инженера, технолога, мастера и т. д. Председателем обычно назначают руководителей подразделений. Существует по составу и ограничение – в комиссию нельзя включать ответственных лиц, чей ТМЗ проходит проверку, но при инвентаризации они должны обязательно присутствовать.

В состав могут входить специалисты других организаций – работники аутсорсинговых компаний. В некоторых случаях это экономически обосновано, например, если предстоит большой объем работы или склады находятся далеко от основного офиса. В этом случае не надо оплачивать командировочные расходы и отрывать от работы большое количество своих сотрудников.

Комиссия проводит инвентаризацию и выносит решение по ней коллегиально. Отсутствие одного из членов – причина признать результаты проверки недействительными.

Этапы инвентаризации запасов

Этапы инвентаризации материально-производственных запасов

Одна из главных вещей, которую следует знать об этом процессе – инвентаризация не означает просто пересчет товаров или другого имущества. Она также подразумевает проверку состояния хранения, целостности, срока годности и товарного вида ТМЦ. Кроме этого, идет учет всей необходимой документации:

  • бухгалтерские документы;
  • сведения о пересортице;
  • сведения об излишках и недостачах;
  • документы по списанию брака.

Помимо документов и товарно-материальных ценностей, при проведении инвентаризации запасов, специалисты проверяют соответствие нормам правильного хранения складское помещение, обоснованность списаний, правильность предыдущих инвентаризационных проверок.

► Важно! Перед началом проверки, все материально-ответственные должны подтвердить, что сдали все приходно-расходные документы в бухгалтерию или членам комиссии, все материальные ценности оприходованы, а выбывшие активы списаны.

Во время инвентаризации приостанавливают выдачу и приемку материальных ценностей, чтобы избежать путаницы. В исключительных случаях, когда проверка длится долго и возникает необходимость в какой-либо ТМЦ, они могут выдаваться материально-ответственным. На это дается письменное разрешение, завизированное руководителем или главным бухгалтером. Комиссия фиксирует этот факт в отдельной описи.

Поступающие активы приходуются в присутствии комиссии, и тоже фиксируются в отдельной ведомости – «Товарно-материальные ценности, поступившие в ходе инвентаризации». Такие документы подписываются председателем инвентаризационной комиссии, с обязательным указанием даты.  

Если активы сданы в аренду, они заносятся в отдельную инвентаризационную опись со ссылкой на документы, подтверждающие сдачу. Свои бумаги оформляются также и на ТМЦ, которые находятся в пути, либо хранятся на складе другой организации.

Инвентаризация запасов часто проходит по нескольким зонам поочередно. Как только одно помещение проверено, комиссия опечатывает его вплоть до окончания всего процесса и получения результатов.

Если инвентаризация длится больше суток, то все кладовые, склады и другие помещения в конце рабочего дня опечатываются комиссией. Учетные ведомости помещают в сейф, где доступ к ним посторонних лиц невозможен.

При проведении инвентаризации материально-производственных запасов специалисты заносят в ведомость все основные характеристики товара – наименование, вид, группу, количество, единицы измерения, артикул. При необходимости сюда добавляют дополнительные параметры – например, вес или объем. В этом случае сотрудники, задействованные в инвентаризации запасов, должны обладать навыками по измерению этих показателей.

Измерительные приборы должны быть проверены и исправны. Обычно за это ответственны начальники складов. Поверку приборов проводят юридические лица, которые имеют метрологическую аккредитацию и подтверждают результаты проверки документально. Использование не поверенных или неисправных средств измерений может привести к признанию инвентаризации недействительной.   

Инвентаризация незавершенного производства – всех тех изделий, продуктов и составляющих, которые не прошли все операции, предусмотренные техническим процессом, проводится в таком же порядке.

Результат инвентаризации запасов

Финальной стадией мероприятия становится сравнение полученной инвентаризационной описи с данными бухгалтерского учета и информацией о количестве товарно-материальных ценностей – составление сличительных ведомостей. В случае выявления расхождений, комиссии необходимо провести проверку для расследования проблемы.

Многие руководители считают основной проблемой недостачи. Но на самом деле обнаружение излишков имеет примерно равные негативные причины. Это означает, что материально-производственные запасы могли стать средством махинаций или система учета работает с недостаточной точностью.

Все выявленные недостачи списываются в бухгалтерии на затраты по продажам или производству, при этом учитываются нормы естественной убыли. Если комиссия обнаруживает недостачу сверх этих норм, то затраты компенсирует материально-ответственное лицо или работник, виновный в пропажах. Если виновных установить не удается, расходы списываются на основании документа, который подтверждает этот факт.  

Излишки ставятся на учет, исходя из их рыночной стоимости на дату текущей проверки, и отражаются на счетах внереализационных доходов организации. По факту обнаружения излишков может проводиться служебное расследование с целью установления виновных лиц.

Инвентаризация материально-производственных запасов от Leader Team

Для многих компаний инвентаризация становится довольно дорогим мероприятием. Здесь нужно по максимуму задействовать собственные силы, сотрудников, а также останавливать работу складов. Для разветвленных сетей создает дополнительную проблему сложность в организации одновременной проверки ценностей.

Компания Leader Team более 15 лет помогает бизнесу передать сложные процессы на аутсорсинг – профессионалам, которые справятся с задачей быстрее и эффективнее. Мы самостоятельно организуем все процессы в соответствии с условиями:

  • короткие сроки инвентаризации запасов – на всех объектах до 1 дня или 1 ночи;
  • результаты и документы соответствуют требованиям ERP-систем;
  • индивидуальный подход – подстраиваем систему учета под конкретного клиента;
  • быстрая обработка результата;
  • низкая погрешность;

Инвентаризация материально-производственных запасов в Leader Team – это метод усовершенствования собственного бизнеса, избавления от затратных непрофильных задач. Таким образом, компания получает возможность сосредоточиться на действительно важных задачах, которые послужат развитию и увеличению прибыли.

Для того чтобы узнать подробности о порядке работы, позвоните по номеру +7 (495) 258-37-27 или оставьте свой телефон в форме быстрой связи на сайте. Мы всегда готовы обсудить детали сотрудничества и предложить оптимальный вариант.