Инвентаризация основных средств (ОС)

Из этой статьи вы узнаете:

Все материальные активы компании, которая она использует в своей деятельности для производства и поставок товаров, сдачи в аренду, предоставления услуг, называются основными средствами (ОС). Сюда относят здания, станки, компьютеры, скот, дороги и даже природные ресурсы. Всё это отражается «на бумаге» – в бухгалтерском учете. Чтобы определить, соответствует ли фактическое наличие ОС отчетности, нужна инвентаризация.

Цель инвентаризации основных средств

В идеальном случае, все ОС, что есть «на бумаге», должны быть в наличии. Не должно быть недостач, избытка или неучтенных активов. Но на самом деле такая ситуация редкость, характерная для небольших компаний. Для тех предприятий, которые владеют большим количеством активов, обычно всплывают ситуации с недостачами. Имущество может прийти в негодность, быть утрачено или даже украдено. Поэтому главная цель – определить, соответствует ли бухгалтерская отчетность реальному положению дел.

Цель инвентаризации основных средств

Еще фиксируются все изменения, которые происходят с активами. К примеру, здание может быть реконструировано – надстроили дополнительный этаж. Или ситуация противоположна – часть строения снесли.

Как часто нужно проводить инвентаризацию основных средств?

Периодичность проведения процедуры определяется руководителем организации, но не реже чем 1 раз в 3 года. Результаты используются для составления годовой отчетности, т. е. в 2018 году можно использовать данные о результатах инвентаризации основных средств 2017 или 2016 года.

Но есть несколько случаев, когда проведение процедуры обязательно – согласно п. 27

приказа Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (Зарегистрировано в Минюсте России 27.08.1998 N 1598):

  • если активы арендуются, выкупаются или сдаются в аренду;
  • если меняется материально ответственное лицо – человек, который юридически отвечает за имущество;
  • если обнаружен факт кражи или порчи имущества, а также злоупотребления им;
  • если произошла чрезвычайная ситуация – пожар, наводнение и т.д. – в результате которой имущество может быть утрачено или испорчено;
  • если компания ликвидируется или реорганизуется.

Если предусмотрена коллективная материальная ответственность, то проведения такого мероприятия, как инвентаризация, могут потребовать участники коллектива, из которого выбыло (были уволены или переведены) больше половины людей.

Правила и порядок проведения инвентаризации ОС

На основании приказа руководителя создается инвентаризационная комиссия, которая будет контролировать порядок процесса. Сюда обязательно включают представителя бухгалтерии. Проверка проходит только в присутствии ответственного за имущество лица. Причем такой сотрудник дает расписку о сдаче в бухгалтерию всех приходно-расходных документов.

Правила и порядок проведения инвентаризации ОС

Чтобы ускорить инвентаризацию, перед её началом проверяют некоторые документы:

  • договоры на хранение или аренду по имуществу, которое сдавала или принимала компания;
  • техпаспорта на машины, станки и другое оборудование;
  • описи, инвентарные книги и карточки, которые используются для того, чтобы сделать учет.

Удостоверившись в наличии, можно приступать к инвентаризации основных средств, которую делят на три этапа:

  1. Члены инвентаризационной комиссии получают в бухгалтерии актуальные документы наличия ОС компании. На них делают пометку «до инвентаризации» на определенную дату. Проходит проверка на право собственности сооружений и других объектов.
  2. Комиссией должны быть проверены основные средства с указанием фактического инвентарный номер, показатели и их назначение.
  3. После проверки выявляются расхождения между учетными и фактическими данными.

Если проверяется транспортное средство или оборудование, в документе указывают заводской номер, мощность, год выпуска. Есть ситуации, когда нет возможности произвести осмотр. К примеру, автомобиль находится в командировке или ж/д состав отправлен в рейс. В этом случае, проверку проводят до отсутствия ТС или по существующей накладной.

Комиссией может быть установлено, что работы по реконструкции или сносу зданий могут быть не отражены в бухгалтерии. В этом случае, члены определяют, увеличилась или уменьшилась балансовая стоимость, изменения отражаются в документах.

Если было установлено, что активы не пригодны для эксплуатации, составляется отдельная опись. Здесь указывают год ввода в эксплуатацию и причины, по которым дальше использовать актив невозможно.

Излишки и недостача при инвентаризации ОС

Во многих случаях комиссией обнаруживается недостача или отсутствие имущества, которое числится на балансе. Иногда удается сразу обнаружить причину – оборудование может храниться на другом складе, причем это должно быть подтверждено документально. В противном случае, недостача – основание для проведения служебного расследования.

Излишки и недостача при инвентаризации основных средств

Возможна обратная ситуация – обнаруживаются активы, которые не состоят на балансе. В этом случае главное выяснить, откуда взялось то или иное средство. Оно может быть получено как законным способом – договор дарения, неучтенная прибыль прошлых лет, так и незаконно – если сотрудники занимаются деятельностью, не входящей в круг их обязанностей или имеют место другие нарушения законодательства. Обнаружение неучтенных средств также может стать причиной служебного расследования. Если основные средства получены законно, то они вносятся к активам компании, причем вместе с определением их рыночной стоимости.

Отражение излишков и недостач в бухгалтерском учете

Недостача или излишки ведут к изменению состояния учитываемых объектов. Чтобы отразить это в бухгалтерии, используют проводки.

При обнаружении излишков:

  • ДТ 01 КТ 91-1 – основное средство оприходовано.

Недостача, с учетом того, что виновные не найдены:

  • ДТ 02 КТ 01 – списывает амортизацию по необнаруженным средствам;
  • ДТ 94 КТ 01 – списывает остаточную стоимость;
  • ДТ 91-2 КТ 94 – отражает недостачу в прочих расходах.

Если удалось установить виновных, то:

  • ДТ 73 КТ 94 – недостача списывается за счет виновных;
  • ДТ 50 КТ 73 – сотрудником погашается сумма задолженности.

Чтобы компенсировать недостачу, у виновного работника удерживаются средства с заработанной платы, но не более 20% от неё.

Документальное оформление инвентаризации ОС

Нужно оформить следующие документы:

  • приказ о проведении инвентаризации основных средств – форма ИНВ-22. Здесь указывают причину, имущество, которое инвентаризируется, сроки, состав комиссии с указанием должности и ФИО;
  • все инвентаризации заносятся в журнал учета приказов – форма ИНВ-23. Здесь записаны данные о компании или структурном подразделении, где проводится проверка, ответственные за имущество лица, данные об инвентаризируемом имуществе, людях, которые входят в комиссию, фактическая дата начала и завершения процедуры, результаты, даты подведения итогов и принятых мер;
  • в опись по форме ИНВ-1 записывают данные, которые получают в ходе осмотра имущества;
  • если какие-то средства находятся в ремонте, это отражается в форме ИНВ-10. Здесь же указываются расходы на ремонт;
  • в ведомости ИНВ-18 фиксируют расхождения фактического количества с бухгалтерским. Документ должен быть составлен в двух экземплярах – для ответственного лица и бухгалтерии.

Документальное оформление инвентаризации основных средств

В результате правильно проведенной процедуры компания получает четкое понимание, каким имуществом она располагает, и может распоряжаться им более грамотно для получения максимальной прибыли. К тому же ошибки ведут к неточностям в отчетности – если это будет обнаружено налоговыми органами, предприятию грозят штрафы.

Инвентаризация ОС в Leader Team

Этот процесс может занять массу времени, если подходить к нему без должного профессионализма. Но если поручить эту задачу специалистам, то можно получить быстрый результат, при этом соответствующий стандартам высокой точности.

Leader Team предлагает свои услуги, связанные с предоставлением профессионалов по инвентаризации. При обращении к нам, можете быть уверены, что данная процедура займет всего лишь за 1 день или 1 ночь – по вашему выбору. Можно провести подсчет во всех филиалах сразу – это удобно для владельцев разветвленной сети.

Для того чтобы узнать подробности – просто позвоните нам по одному из указанных на сайте телефонов, или оставьте заявку в форме быстрой связи.